Het scannen van documenten lijkt misschien een makkelijke zaak, maar er zijn een aantal tips en tricks waar je misschien nog niet van op de hoogte was. Je kunt met de Epson printer bijvoorbeeld direct naar de cloud scannen, waardoor je overal toegang hebt tot je bestanden. En heb je ook weleens last van een scheef document? Vast wel! Lees verder voor 3 tips over het scannen van documenten.
Scan direct naar de cloud!
Tegenwoordig zijn veel kleine bedrijven bezig met het gebruiken van de cloud en apps om documenten op te slaan en samen te werken. Denk aan Office 365, waar je allerlei dingen zoals teksten en werkbladen op één plek kunt doen. Maar sommige mensen hebben nog steeds moeite met het combineren van hun gewone papieren werk met deze online tools. Vooral als het gaat om PDF-bestanden, kan dit lastig zijn omdat je die handmatig moet verplaatsen. Gelukkig zijn er twee makkelijke manieren om dit gedoe te vermijden. Je kunt ervoor zorgen dat wanneer je iets scant, het meteen naar je online opslag gaat. Sommige printers hebben een speciale manier om rechtstreeks naar de online opslag te scannen, zonder dat je zelfs je computer nodig hebt.
Ziet je document er een beetje scheef uit?
Het is eigenlijk best opvallend hoeveel tijd mensen besteden aan het proberen recht te zetten van gescande documenten in PDF-formaat. We hebben vast allemaal wel eens een PDF gezien die een beetje scheef was, waardoor we ons hoofd moesten draaien om het te kunnen lezen, toch? Maar wat veel mensen niet weten, is dat dit niet per se aan de scanner ligt. Vaak zijn de geleiders waar het papier doorheen gaat niet goed ingesteld. Maar weet je wat het goede nieuws is? Er bestaat een slimme oplossing die het gedoe met die geleiders overbodig maakt. Sommige printers hebben namelijk een handige instelling waarmee ze automatisch het document rechtzetten als je het scant. Je kunt deze instelling als standaard activeren, zodat je documenten er altijd professioneel, netjes en goed leesbaar uitzien, zonder dat je tijd hoeft te verspillen aan het aanpassen van instellingen.
Verwijder nietjes en paperclips voordat je scant!
Het kan verrassend zijn om te horen dat scanners over het algemeen niet zo snel kapotgaan, in tegenstelling tot veel andere kantoormachines. Ze zijn stevig en betrouwbaar gebleken. Een scanner heeft meestal alleen reparatie nodig als er slijtage optreedt of als er fouten worden gemaakt door gebruikers. Een veelvoorkomende fout is bijvoorbeeld dat nietjes of paperclips aan documenten vastzitten en dan per ongeluk door de scanner gaan. Dit kan krassen of barsten op het glas van de scanner veroorzaken, wat resulteert in dikke zwarte lijnen op je gescande documenten. Dus voordat je een stapel papieren gaat scannen, is het slim om te controleren of er geen nietjes of paperclips aan vastzitten en ze te verwijderen voordat je ze door de scanner laat gaan. Het is een eenvoudige stap, maar soms moeilijk te onthouden. Met deze tips scan jij een stuk makkelijker!
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Printabout.nl.
Geen opmerkingen
Een reactie posten