Je zakelijke financiën regelen: iets waar je vaak niet bepaald naar uitkijkt als je begint met ondernemen. Maar toch hoort het erbij én vind je het ongetwijfeld wel zo fijn als het allemaal goed geregeld is. Voordat ik fulltime begon met ondernemen, had ik een paar freelance klussen naast mijn baan in loondienst. Ik hield een houtje-touwtje administratie bij in een Excel-document. Niet bepaald overzichtelijk en al helemaal niet waterdicht ;-)
Eén van de eerste dingen die ik regelde toen ik fulltime als freelancer aan de slag ging, was dan ook een boekhoudpakket aanschaffen. Na het vergelijken van verschillende pakketten kwam ik uiteindelijk bij Moneybird uit: een keuze waar ik tot op de dag van vandaag nog steeds blij mee ben. De interface ziet er overzichtelijk uit, het programma heeft alle functionaliteiten die ik als zzp’er nodig heb én heeft ook nog eens een bankkoppeling met Knab, waar ik mijn zakelijke rekening heb. Ideaal!
Ik gebruik Moneybird nu al ruim 3 jaar met plezier en heb deel graag een aantal fijne tips met je om Moneybird, of een ander boekhoudprogramma, goed in te richten én zoveel mogelijk te automatiseren.
Tip 1: Maak een factuur template aan in je huisstijl
Dit kan in vrijwel elk boekhoudprogramma. Niet alleen kun je je facturen - nadat je dit instelt - voorzien van je eigen logo, je kunt bijvoorbeeld ook het lettertype kiezen en bepalen welke informatie je wel of niet op een factuur wil zetten.
Ook fijn: je kunt in Moneybird de begeleidende e-mail die je bij facturen stuurt, ook customizen en automatiseren. Zaken zoals de naam van de ontvanger, het factuurnummer en de vervaldatum worden dan automatisch in het mailtje toegevoegd. Zo verstuur je je facturen straks binnen enkele klikken. Wel zo fijn, zeker als je maandelijks tientallen of misschien wel honderden facturen moet versturen.
Tip 2: Maak verschillende omzetposten aan
Dit is een tip voor ondernemers die meerdere inkomstenbronnen hebben of meerdere diensten aanbieden. Stel dat je klanten voorziet van adviesrapporten, maar ze ook met uitvoerende werkzaamheden kan helpen en ook trainingen geeft aan bedrijven, dan is het wel zo leuk om aan het einde van het jaar te kunnen zien hoeveel omzet je uit elke dienst hebt gehaald.
Zelf heb ik - naast verschillende diensten - ook nog eens verschillende inkomstenbronnen. Ik haal inkomsten uit mijn freelance marketingklussen voor klanten en heb daarnaast ook nog een stuk of 5 websites waar ik geld mee verdien. Ik vind het leuk én belangrijk om periodiek inzichtelijk te kunnen maken hoeveel omzet elke website draait. En dus heb ik voor elke website een aparte omzetpost in Moneybird aangemaakt. Elke keer als ik een factuur verstuur, boek ik het bedrag op de juiste omzetpost.
Tip 3: Koppel je bank aan je boekhoudprogramma
Ik ben zo blij dat dit kan in Moneybird! Als ik een zakelijke transactie doe, wordt deze ingeladen in Moneybird. Vervolgens kan ik een factuur koppelen aan elke transactie. Zowel inkoop- als verkoopfacturen. Super handig, want zo zie je nooit een zakelijke transactie over het hoofd en maak je je boekhouding altijd kloppend.
Mocht je nog een nieuw boekhoudprogramma zoeken, dan zou ik je ook zeker aanraden om te checken of je banktransacties kan laten inlezen.
Tip 4: Registreer je uren in
Als ondernemer kun je gebruik maken van verschillende aftrekposten als je jaarlijks aan het urencriterium komt. Dit urencriterium is ingesteld door de Belastingdienst en is in 2023 bijvoorbeeld 1225 uur. Als je minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming werkt, kun je diverse aftrekposten toepassen waardoor je minder belasting betaalt. Heel interessant!
Maar als je hier gebruik van maakt en je wordt gecontroleerd door de Belastingdienst, dan moet je wel kunnen aantonen dat je daadwerkelijk die hoeveelheid uren hebt gewerkt. Als ondernemer ben je dan ook verplicht om een urenregistratie bij te houden. En dat kan ook in Moneybird! Superhandig, want dan hoef je geen aparte software hiervoor aan te schaffen. Scheelt weer in de kosten!
Dit artikel is geschreven in samenwerking met Moneybird.
Geen opmerkingen
Een reactie posten