Je zakelijke rekening inrichten als zzp'er: hoe doe je dat slim?

Voordat ik in 2020 fulltime ging ondernemen, heb ik nooit een zakelijke rekening gehad. Ik liet facturen gewoon uitbetalen op mijn privérekening storten en hield mijn boekhouding bij in een Excel-bestand. Dat was achteraf niet héél handig, want doordat al mijn zakelijke en privé transacties door elkaar liepen, was mijn zakelijke administratie één grote chaos en was het lastig om overzicht te creëren. 

Het was dan ook een verademing toen ik uiteindelijk een zakelijke rekening opende. Had ik dat maar eerder gedaan! 

In dit artikel geef ik je tips om je zakelijke rekening slim in te richten als zzp'er, door bijvoorbeeld te werken met verschillende potjes en een koppeling te leggen met je boekhoudpakket. Ook ontdek je of een zakelijke rekening verplicht is en wat de beste zakelijke rekening voor zzp'ers in Nederland is.

Is een zakelijke rekening verplicht?

Als je erover nadenkt om te gaan ondernemen of al een tijdje onderneemt, vraag je je misschien af of een zakelijke rekening verplicht is. Nee, het is niet verplicht, maar uit ervaring kan ik je vertellen dat het wél handig is.

Als je slechts een handjevol facturen verstuurt, is het misschien niet nodig om durect een zakelijke rekening te openen. Maar als je maandelijks wel meerdere facturen verstuurt en ontvangt en het vooral makkelijk en overzichtelijk voor jezelf wil maken, is een zakelijke rekening wat mij betreft wel een must. Zeker aangezien dat al vanaf een paar euro per maand kan, is het de overweging waard.

Wat is een goede, zakelijke rekening voor zzp'ers?

In Nederland is Knab de zakelijke rekening die het meest gebruikt wordt door zzp'ers. Ook ik maak gebruik van Knab en kan je dus vanuit eigen ervaring vertellen waarom ik het zo'n fijne bank vind. De grootste voordelen vind ik:

• Het is één van de goedkoopste zakelijke rekeningen
• Je kan kosteloos tot wel 5 rekeningen openen (waarom dat handig is, vertel ik je verderop in dit artikel)
• Je kan je zakelijke rekening koppelen met het boekhoudpakket Moneybird (dat ik ook gebruik)
• Je kan je BTW automatisch op een aparte spaarrekening laten zetten door zelf een percentage en automatische transacties in te stellen

Zakelijke rekening kiezen: waar moet je op letten?

Of je nu uiteindelijk voor Knab Zakelijk of toch een andere zakelijke rekening kiest, ik zou je aanraden om goed te letten op:

De kosten

Het loont zeker om verschillende, zakelijke rekeningen qua kosten met elkaar te vergelijken. Want stel dat je maar een kleine ondernemer bent en je betaalt al €15 per maand voor een zakelijke rekening (dat zijn helemaal geen gekke bedragen), dan tikt dat natuurlijk best aan.

Vergelijk de kosten van verschillende zakelijke rekeningen, maar let ook op de functionaliteiten die je wil gaan gebruiken. De goedkoopste is niet altijd de beste voor jou.

Mogelijkheid tot het (kosteloos) openen van extra rekeningen

Als een factuur wordt betaald door een opdrachtgever, krijg je het bedrag (je omzet) inclusief BTW op je rekening gestort. Die BTW moet je afdragen, ook betaal je inkomstenbelasting, moet je geld opzij zetten om zakelijke kosten te kunnen maken én wil je misschien ook nog sparen voor een zakelijke buffer.

Kortom: best wat financiële posten waar je rekening mee moet houden én het kan al snel overzichtelijk worden. Daarom is het fijn om voor die verschillende, financiële posten aparte potjes aan te maken. Bij Knab kan dat bijvoorbeeld heel eenvoudig, doordat je kosteloos 5 rekeningen kan openen binnen je pakket.

Welke verschillende potjes ik gebruik en waarom, vertel ik je verderop in dit artikel. 

Mogelijkheid tot koppeling met je boekhoudpakket

Tot slot, ook een goeie om op te letten: is de zakelijke rekeningen te koppelen met je boekhoudpakket? Deze functionaliteit is superhandig, omdat alle transacties die worden gesignaleerd op je bankrekening, dan direct in je boekhoudpakket komen te staan. Daardoor zie je nooit een betaalde factuur of kostenpost over het hoofd. 

Op de website van de zakelijke rekening die je op het oog hebt, kan je zien met welke boekhoudprogramma's de zakelijke rekening koppelt. Knab staat erom bekend dat deze te koppelen is aan Moneybird; wat weer één van de meest gebruikte boekhoudprogramma's door zzp'ers is. Daarom is Knab ook zo'n populaire bankrekening onder zzp'ers.

In 3 stappen je zakelijke rekening inrichten

Goed, je hebt een zakelijke rekening gekozen die helemaal voldoet aan je wensen. Tijd om deze in te richten, zodat je optimaal gebruik kan maken van de rekening.

Stap 1: Maak verschillende potjes aan op je zakelijke rekening

Zoals ik je hierboven al uitlegde, maak ik graag verschillende potjes aan om alle zakelijke, financiële posten inzichtelijk te houden. Zo weet ik precies welk bedrag ik voor welk doel kan gebruiken. 

Bij Knab kan dat heel eenvoudig door verschillende rekeningen aan te maken.

Ik heb de volgende, zakelijke rekeningen bij Knab:

1. Omzet: Hier komen al mijn betaalde facturen inclusief BTW op binnen.
2. BTW & Belasting: Hier stort ik elke maand het bedrag op wat ik opzij moet zetten om te betalen aan BTW (elk kwartaal) en aan inkomstenbelasting (elk jaar).
3. Kosten: Hier stort ik elke maand een bedrag op voor de zakelijke kosten die ik maak, bijvoorbeeld voor de huur van een werkplek, het volgen van cursussen of het aanschaffen van kantoorartikelen. Dit is ook de enige rekening waar ik een pinpas van heb. 
4. Zakelijke spaarrekening: Hier stort ik elke maand een bedrag op om een zakelijke buffer op te bouwen.

Sommige zzp'ers hebben daarnaast nog een Winstrekening waarop ze ook elke maand een bedrag storten. Zo werken ze automatisch aan een winstgevend bedrijf, volgens de Profit First methode. Zelf combineer ik dat een beetje op mijn zakelijke spaarrekening: daar staat mijn winst, dat ik weer kan gebruiken als buffer in financieel, slechtere tijden.

Stap 2: Bereken hoeveel geld je maandelijks op deze rekeningen moet storen

Maar hoeveel geld moet je nu maandelijks op deze rekeningen storten? 

• Omzetrekening: Hier komt al je omzet inclusief BTW op binnen. Op deze rekening stort je dan ook niet zelf geld, dit is juist de rekening die je gebruikt als basisrekening om alle inkomsten te verdelen over de overige rekeningen.
• BTW: Over vrijwel alle zakelijke dienstverlening, betalen je opdrachtgevers jou 21% BTW. Dit moet je weer volledig afdragen aan de overheid. In principe moet je dus als eerste 21% van het bedrag dat binnenkomt op je omzetrekening, op deze rekening storten. Maar, als jij zakelijke aankopen doet, betaal je ook BTW en die BTW mag je weer terugvragen. Als je weet hoeveel kosten je jaarlijks maakt  (zie hieronder) en hoeveel BTW je daar ongeveer over betaalt, dan kan je de BTW die je moet afdragen én mag terugvragen, in deze stap al compenseren. Ik stort daarom uiteindelijk 17% van het bedrag dat op mijn omzetrekening wordt gestort, op de BTW- en Belastingrekening.
• Kosten: Ik maak jaarlijks een prognose van de zakelijke kosten die ik verwacht te maken. Ook maak ik een schatting van mijn omzet. Ik weet dan dus hoeveel procent van mijn omzet ik verwacht in te zetten voor zakelijke kosten. In mijn geval is dat zo'n 10%. Elke maand zet ik dus, nadat ik de BTW op de aparte rekening heb gezet, 10% van de overgebleven omzet op mijn Kostenrekening.
• Belasting: Je weet nu wat je omzet en kosten zijn. Als ondernemer heb je recht op allerlei aftrekposten. Die veranderen jaarlijks en daarom raadpleeg ik regelmatig de website van de Belastingdienst en mijn boekhouder. Ik weet dan, na alle aftrekposten, over welk bedrag ik uiteindelijk belasting moet betalen. Ook dit is weer een percentage van mijn jaaromzet. In mijn geval zo'n 30%. Maandelijks maak ik 30% van mijn omzet over naar mijn BTW- en Belastingrekening zodat ik zeker weet dat ik straks voldoende geld opzij heb gezet, om mijn inkomstenbelasting te kunnen betalen.
• Zakelijke spaarrekening: Tot slot spaar ik ook elke maand 10% van mijn omzet. Dit is bedoeld als zakelijke buffer voor financieel mindere tijden.

Uiteindelijk keer ik mezelf maandelijks 50% van mijn omzet uit als salaris. Dat stort ik van mijn omzetrekening op mijn privérekening.

Stap 3: Leg een koppeling met je boekhoudpakket

Tot slot: koppel je zakelijke bankrekening met je boekhoudpakket. Dit is een extra functionaliteit en daar betaal je vaak ook wat extra voor. Zodra je koppeling is gelegd, kan je alle transacties uitlezen in je boekhoudprogramma en elke transactie aan de juiste factuur of bon koppelen. Daardoor houd je je administratie simpel bij en weet je zeker dat deze altijd volledig is.

Ik ben benieuwd: hoe pakken andere zzp'ers dit aan? Welke zakelijke bankrekening gebruik jij en hoe heb je deze ingericht?

Dit artikel is geschreven in samenwerking met ThinkRich.nl.