Hoe kies je een boekhoudprogramma?

In 2020 moet het er - na vijf jaar parttime ondernemen - toch echt eens van komen: het is de hoogste tijd om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Ik heb het altijd uitgesteld en maak tot op de dag van vandaag zelf facturen in een Wordtemplate en houd mijn inkomsten en uitgaven bij in een Excel-bestand. Enorm houtje touwtje natuurlijk en best foutgevoelig. En dan heb ik het nog niet eens gehad over al het handmatige werk dat er bij komt kijken, dat prima geautomatiseerd kan worden in een boekhoudprogramma. Nog voor 1 januari 2020 wil ik dan ook een boekhoudprogramma aanschaffen, het liefst één die ik kan koppelen met mijn zakelijke bankrekening.

Maar hoe kies je in vredesnaam een boekhoudpakket uit het enorme aanbod van tientallen boekhoudprogramma's? De overweldigende keuze is voor mij in ieder geval één van de redenen dat ik niet eerder een boekhoudprogramma heb aangeschaft. Tijd om op onderzoek uit te gaan en in kaart te brengen waar je op let bij het uitkiezen van een boekhoudprogramma.

Boekhoudprogramma verplicht?

Functionaliteiten van een boekhoudprogramma

 Hoe meer functionaliteiten een boekhoudprogramma heeft, hoe meer je betaalt, maar als zzp'er - zeker als startende ondernemer - heb je al die functionaliteiten misschien helemaal niet nodig. Er zijn verschillende boekhoudpakketten die speciaal ontwikkeld zijn voor eenmanszaken en het MKB.

Vrijwel alle programma's bevatten de standaard functionaliteiten zoals het maken en versturen van facturen, het inboeken van facturen, het maken van een winst- en verliesrekening en het opstellen van een btw-aangifte.

Maar niet alle boekhoudprogramma's koppelen met je zakelijke rekening, bevatten een module voor urenregistratie of het opstellen van offertes. Als dit voor jou absolute musts zijn, dan is het voor jezelf handig om op een rijtje te zetten welke functionaliteiten voor jou een eis zijn. Naast de standaardfuncties, zijn dit mijn drie eisen voor een boekhoudprogramma:

• Gebruiksvriendelijk programma met duidelijke interface
• Importeren van banktransacties (zodat automatisch duidelijk wordt of een factuur betaald is)
• Mogelijkheid voor aangifte intracommunautaire prestaties
• Automatisch verwerken van facturen in btw-aangifte

Naast deze harde eisen, heb ik nog wel wat wensen, bijvoorbeeld het kunnen bijhouden van mijn uren en kilometers of het opstellen van offertes. Dit zijn leuke extra's, maar op dit moment gebruik ik daar al andere programma's voor die ik ook prima vind werken.

Kosten van boekhoudprogramma's

De kosten per boekhoudpakket verschillen enorm en zijn vaak afhankelijk van de functionaliteiten. Zo is e-Boekhouden de eerste 15 maanden gratis, maar Exact kost direct €39 per maand. Nogal een verschil! Ik vind het vooral belangrijk dat er een goede prijs-kwaliteit aangeboden wordt voor de functionaliteiten die ik nodig heb. Exact zal ongetwijfeld enorm uitgebreid en professioneel zijn, maar de kans is groot dat ik lang niet alle modules hoef te gebruiken.

Voor welk boekhoudpakket ga ik?

Na wat online research en rondvraag bij mede-ondernemers ben ik uiteindelijk bij Moneybird uitgekomen. De site is enorm duidelijk en gaf mij op een hele begrijpelijke manier alle informatie die ik nodig had.
Ook voldoet Moneybird aan al mijn eisen: ik kan facturen én offertes opstellen in Moneybird, afhankelijk van het pakket dat je kiest kun je automatisch banktransacties verwerken in je administratie, kan ik mijn intracommunautaire prestaties makkelijk aangeven in mijn boekhoudprogramma en worden facturen automatisch verwerkt in de btw-aangifte. Wat wil je nog meer?!

Ik kies nu voor het pakket van €10,00 per maand waarmee ik maandelijks 20 banktransacties in mijn administratie kan verwerken. Ik denk dat ik daar voorlopig prima mee uit de voeten kan en zo niet, dan kan ik eenvoudig upgraden. De eerste 60 dagen zijn bovendien gratis en in die 60 dagen kan ik gebruik maken van een onbeperkt aantal banktransacties.

Moneybird koppelt feilloos met de zakelijke rekening van Knab, dus ik heb ook direct een bank gevonden waar ik mijn zakelijke rekening ga openen.

Ik ben benieuwd: ben jij ondernemer en gebruik je een boekhoudprogramma? Zo ja, welke gebruik je? En zo nee, hoe houd jij je administratie bij?

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Ondernemeninternet.nl